Sinds 1 juli 2012 geldt er een nieuwe wettelijke regeling over het in rekening brengen van buitengerechtelijke incassokosten. In de praktijk merk ik dat er nog veel onduidelijkheid is over deze regeling. In dit blog hoop ik deze onduidelijkheid weg te nemen.

Het doel van deze regeling is tweeledig: (i) het wegnemen van onduidelijkheid over welke incassokosten redelijk zijn en (ii) het beschermen van consumenten en kleine bedrijven tegen onredelijke incassokosten.

Wanneer aanspraak op incassokosten?

Als er een brief is verstuurd waarin de debiteur erop wordt gewezen dat hij de vordering (eventueel met incassokosten) moet betalen, kan je incassokosten in rekening brengen. Hierbij is niet van belang welke handelingen er zijn verricht.

Is de debiteur een consument, dan moet er eerst een aanmaning worden verzonden waarin de debiteur een laatste termijn van 14 dagen wordt gegund, alvorens er – in een tweede brief – incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Deze aanmaning heeft mede tot doel dat wordt voorkomen dat een schuldenaar wordt verrast door de incassokosten, bijvoorbeeld wanneer zijn banktegoed te laag was voor een automatische incasso.

Bij consumenten moeten er dus minimaal twee sommatiebrieven worden verzonden. Voorts moet bij consumenten in de eerste aanmaning worden vermeld welk bedrag aan incassokosten in rekening zal worden gebracht als niet wordt voldaan aan de sommatie om binnen 14 dagen te betalen. Dit bedrag moet in overeenstemming zijn met de maximale incassokosten die voortvloeien uit dit besluit. Ook moet worden vermeld wat de maximale incassokosten zijn die op basis van de wettelijke regeling in rekening kunnen worden gebracht, indien niet de maximale incassokosten op grond van de wettelijke regeling worden gevraagd.

Hoe bereken je de incassokosten?

De hoogte van de incassokosten is gekoppeld aan de hoogte van de onbetaald gelaten hoofdsom. In het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is de volgende rekenwijze opgenomen (zie tabel 1).

Tabel 1

De minimumvergoeding bedraagt € 40. Dit betekent dat voor vorderingen tot € 266,67 er € 40 aan incassokosten in rekening mag worden gebracht.

Voor een vordering met een hoofdsom van € 25.000 kan derhalve maximaal € 1.025 aan buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht. En voor een vordering met een hoofdsom van € 14.000 kan er maximaal € 915 aan incassokosten worden gerekend.

Het maximum aan incassokosten wordt bereikt bij een vordering van € 1 miljoen, waarvoor maximaal dan € 6.775 aan incassokosten mag worden berekend. Bedraagt de vordering bijvoorbeeld € 2 miljoen, dan blijven de maximale incassokosten € 6.775.

Na afloop van een jaar waarover de rente is berekend, mag je de rente van dat jaar bij de hoofdsom optellen. Dat betekent dat als de incasso langer dan één jaar duurt, je een hoger bedrag aan incassokosten in rekening mag brengen (tenzij je natuurlijk aan het maximum zit).

Mag je afwijkende afspraken maken?

Het antwoord op deze vraag is tweeledig en bepalend is of de schuldenaar een consument of een bedrijf is.

Is de debiteur een consument dan geldt de regeling als dwingend recht en mag er niet ten nadele van de consument worden afgeweken van de regeling. Afwijken van deze berekeningswijze is alleen mogelijk wanneer er een lagere vergoeding wordt afgesproken.

Betreft het een vordering tussen bedrijven onderling (B2B), dan is de regeling van aanvullend recht. Dit betekent dat partijen afwijkende afspraken kunnen maken en dat de wettelijke maximale vergoedingen enkel gelden als partijen géén (afwijkende) afspraken hebben gemaakt.

Voor welke vorderingen geldt de regeling?

Deze regeling geldt niet voor vorderingen waarvoor geldt dat de schuldenaar voor 1 juli 2012 in verzuim verkeert. In dat geval gelden de oude regels.

Conclusie

Gezien de wijzigingen en nieuwe vereisten die de nieuwe regeling incassokosten met zich meebrengt, is het raadzaam om je sommatiebrieven, overeenkomsten en algemene voorwaarden na te lopen en deze desgewenst aan te passen.