Conclusies en akten moeten worden ondertekend door de procespartij zelf (als deze in persoon procedeert) of door zijn gemachtigde of zijn advocaat.[1] Hetzelfde geldt voor verzoekschriften.[2] De regel dat de advocaat processtukken ondertekent, bestaat al meer dan 200 jaar.[3]
In de toelichting bij art. 83 Rv staat dat conclusies en akten in advocaatzaken “vanzelfsprekend door de advocaat worden ondertekend”.[4] In procedures met verplichte procesvertegenwoordiging, mag bijvoorbeeld de secretaresse dus niet ‘i/o’ of ‘p/o’ ondertekenen. Kan de advocaat zelf niet ondertekenen, dan moet een andere advocaat dat doen. Het doel van de verplichte ondertekening door een advocaat is dat er geen twijfel over bestaat dat de ingediende processtukken afkomstig zijn van de advocaat die als verplichte procesvertegenwoordiger door de betreffende procespartij is aangesteld.[5]
De rechter mag geen acht slaan op een niet correct ondertekend processtuk.[6] Maar voordat de rechter dit doet, biedt hij de procespartij die het processtuk niet (correct) heeft ondertekend de mogelijkheid om dit te herstellen.[7]
Met ondertekening wordt bedoeld een natte handtekening.[8] Digitale ondertekening is in sommige gevallen mogelijk.
Onder KEI[9] was een natte handtekening niet meer nodig. Een processtuk kon met een digitale handtekening worden ondertekend. En als het processtuk via het digitale KEI-loket werd ingediend, gold het als ondertekend.[10] Met het einde van KEI verdween ook de mogelijkheid om processtukken digitaal te ondertekenen of via het KEI-loket in te dienen. Kortom, we waren terug bij af.
Beetje bij beetje wordt het weer mogelijk om digitaal te procederen. Het opvallende is dat de huidige manier van digitaal procederen betekent dat het processtuk moet worden ondertekend met een natte handtekening, vervolgens wordt gescand en als pdf-bestand wordt ingediend. Niet echt modern. En nog steeds is een natte handtekening vereist.
“Is een natte handtekening nog van deze tijd?”
Is een natte handtekening nog van deze tijd? Heeft de natte handtekening nog een functie? Het doel is om te controleren of het processtuk van een advocaat (of gemachtigde) afkomstig is. Daar heb je geen natte handtekening voor nodig. Laten we eerlijk zijn, er is niemand die weet of een handtekening van een advocaat is. De gerechten hebben immers geen lijst met handtekeningen van advocaten om te controleren of de handtekening op het processtuk van een advocaat is. Als de secretaresse het processtuk ondertekent zonder de vermelding ‘i/o’ of ‘p/o’ zal daar geen haan naar kraaien, tenzij een oplettende rechter of advocaat constateert dat handtekening niet overeenkomt met de handtekening op andere processtukken van dezelfde partij.
Ook worden processtukken steeds vaker ‘ondertekend’ met een handtekeningstempel of een gescande handtekening. Wie de stempel zet of gescande handtekening in het processtuk plakt, valt niet te controleren. Vaak zal dat, vermoed ik, de secretaresse zijn. Als de wederpartij er niets van zegt, leert de praktijk dat die processtukken zonder meer worden geaccepteerd.[11]
Het hof ’s-Hertogenbosch gaat nog een stap verder:
“Gelet op de vermelding “i.o. advocaat” naast de handtekening, is de memorie van antwoord ondertekend in opdracht van de advocaat van [geïntimeerde]. Naar het oordeel van het hof is daarmee aan het voorschrift van artikel 83 Rv voldaan (zie ECLI:NL:GHSHE:2014:1991).”[12]
Dat lijkt me niet juist. Maar het bevestigt wel mijn vermoeden dat de verplichte natte handtekening van een advocaat wordt gezien als nodeloos formeel.
Al met al is de tijd rijp voor herbezinning over het nut en de noodzaak van de verplichte natte handtekening op processtukken. Anno 2024 zijn er voldoende andere mogelijkheden om te controleren dat de ingediende processtukken afkomstig zijn van de advocaat die als verplichte procesvertegenwoordiger door de betreffende procespartij is aangesteld.
Hiermee hoop ik een eerste aanzet te hebben gegeven voor een discussie over het nut en de noodzaak van de natte handtekening in het burgerlijk procesrecht.
Deze column is afgerond op 17 mei 2024.
Citeertitel: J.M. Veldhuis, “Ondertekenen van processtukken: is de natte handtekening nog van deze tijd?“, BER 2024, afl. 4, p. 27-28.
[1] Art. 83 Rv.
[2] Art. 278 Rv lid 2 Rv.
[3] Art. 77 Wetboek der civiele regtsvordering, vastgesteld op 14 april 1806 en afgekondigd op 24 april 1806.
[4] Van de Hel-Koedoot, T&C Burgerlijke Rechtsvordering, art. 83, aant. 2.
[5] Hof Arnhem-Leeuwarden 10 januari 2023, ECLI:NL:GHARL:2023:266, r.o. 5.8.
[6] HR 10 september 2010, ECLI:NL:HR:2010:BM5958, r.o. 3.1.2.
[7] HR 10 juli 2009, ECLI:NL:HR:2009:BI0773.
[8] Bijlage I bij het Landelijk procesreglement voor civiele dagvaardingszaken bij de rechtbanken, art. 1.7, en Bijlage VIII bij het Landelijk procesreglement voor civiele dagvaardingszaken bij de gerechtshoven, art. 11.8.7.
[9] KEI staat voor het jammerlijk mislukte programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak.
[10] Art. 30c lid 3 Rv Kei. Het digitale loket heette in de wet “het digitale systeem voor gegevensverwerking van de gerechten”.
[11] Ondertekening processtukken: met een handtekeningstempel?, debloggendeadvocaat.nl, 23 december 2013.
[12] Hof ’s-Hertogenbosch 5 juli 2022, ECLI:NL:GHSHE:2022:2195, r.o. 5.7.
Recente reacties